PDF FORMATINDA İNDİRMEK İÇİN TIKLAYINIZ

2009 YILI FAALİYET RAPORU

I-GENEL BİLGİLER

            A-İÇ DENETÇİLERİN MİSYON VE VİZYONU

Vizyonumuz:

Uluslararası standartlarda, çağdaş denetim tekniklerini kullanarak, doğruluk ve sorumluluk duygusuyla görevini en iyi şekilde yapan, görevin gerektirdiği bilgi, beceri ve tecrübeye sahip, çalışmaları örnek alınan, ulusal ve uluslararası standartlara uygun denetim ve danışmanlık faaliyetleri sunan dinamik ve değişime açık bir denetim anlayışıyla, halkla bütünleşen katılımcı demokrasi ilkeleri doğrultusunda bir belediyecilik anlayışını geliştirerek Ordu Belediyesini daha iyiye doğru geliştirmektir.

Misyonumuz:

Ordu Belediyesinin faaliyetlerinin stratejik planlara, performans programlarına ve mevzuata uygun olarak planlanmasını ve yürütülmesini; kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını; bilgilerin güvenilirliğini, bütünlüğünü ve zamanında elde edilebilirliğini, genel kabul görmüş denetim standartlarına uygun olarak, sistematik ve disiplinli bir yaklaşımla değerlendirerek, iyileştirilmesine katkıda bulunmak, tüm faaliyetleri ile mali ve mali olmayan tüm kaynaklarını; bağımsız ve tarafsız iç denetçiler vasıtasıyla risk esaslı olarak; uygunluk, performans, mali, bilgi teknolojisi ve sistem denetimi uygulamalarıyla değerlendirmek ve yönetime yardımcı olmak suretiyle Ordu Belediyesinin çalışmalarına ve çalışma sistemine değer katmaktır. 

B-YETKİ, GÖREV ve SORUMLULUKLAR

B.1-5018 Sayılı Kanun Kapsamında İç Denetim

5018 sayılı Kanunun 01.01.2006 tarihinde tüm hükümleriyle birlikte yürürlüğe girmiştir. 5018 sayılı Kanunla birlikte, düzenleyici ve denetleyici kurumlar hariç olmak üzere genel yönetim kapsamındaki kamu idareleri bünyesinde iç denetim sisteminin kurulması öngörülmüştür.

Anılan Kanunun 63-67 nci maddeleri iç denetim sistemi hakkında düzenlemeler içermekte olup, 63 üncü maddede iç denetimin tanımı, uygulanması ve iç denetim biriminin kurulması, 64 üncü maddede iç denetçinin görevleri, 65 inci maddede iç denetçinin nitelikleri ve atanması, 66 ncı maddede İç Denetim Koordinasyon Kurulu ve 67 nci maddede ise Kurulun görevleri düzenlenmektedir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetim Ve Kontrol Kanunu hükümlerine göre oluşturulmuş olan iç denetçiliğin yetki, görev ve sorumlulukları kuruluş kanunu ve bu kanun kapsamında Bakanlar Kurulunun 26.6.2006 tarih ve 2006/10654 sayılı kararı ile çıkartılan İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte belirlenmiştir.

B.2-Üst Yöneticinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

B.2.1.Üst Yöneticinin Görevleri

Üst yönetici aşağıdaki görev ve yetkilere sahiptir:

a) İç denetim birimi tarafından hazırlanan iç denetim plan ve programlarını onaylamak,  program dışı konulara ilişkin görev vermek ve yürütülecek görevlere ilişkin görevlendirmeleri yapmak,

b) İç denetim plan ve programlarının hazırlanması sürecinde plan ve programa dâhil edilmesini gerekli gördüğü birim ve konuları iç denetim birimine bildirmek,

c) İç denetim birimi tarafından hazırlanan birim yönergesi ile yönerge değişikliklerini onaylamak ve bir örneğini Kurula göndermek,

ç) İç Denetim Birim Yöneticisini görevlendirmek,

d)Sertifikalı adaylar arasından iç denetim birimine atanacak iç denetçileri atamak ve yönetmeliğin 24 üncü maddesinde belirtilen durumların gerçekleşmesi halinde aynı usulle görevden almak,

e)Sertifika derecelendirmesine ilişkin puanlamayı iç denetim birim yöneticisinin (varsa) teklifi üzerine yapmak,

f)İç denetim birimi ile denetlenen birim yönetimi arasındaki uyuşmazlıkları çözümlemek ve nihai kararı vermek,

g) Denetlenen birimlerin yönetici ve personelinden denetim faaliyetinin yürütülmesini engelleyici fiil ve tavır sergileyenler hakkında gerekli tedbirleri almak ve müeyyideleri uygulamak,

ğ) İç denetim raporlarını değerlendirerek gereği için ilgili birimler ile Strateji Geliştirme Birimine göndermek,

ı) İç denetim raporları ile bunlar üzerine yapılan işlemleri iki ay içerisinde Kurula göndermek ve iç denetim birimi tarafından hazırlanan yıllık iç denetim faaliyet raporunu Kurula göndermek,

B.2.2.Üst Yöneticinin Sorumluluğu

İç denetim faaliyetleri, yönetimin kendi görev alanındaki risk yönetimi, kontrol ve yönetim süreçlerinin kurulması, uygulanması ve geliştirilmesi konularındaki sorumluluklarını kaldırmaz.

(1)   Üst yönetici, iç denetim faaliyetlerinin yerine getirilmesinde:

a) İç denetçilerin görevlerini bağımsız bir şekilde yerine getirmeleri için gereken tüm önlemleri alır.

b) İç denetçilere, Belediyenin faaliyetlerini olumsuz etkileyebilecek risklerin belirlenmesi çalışmalarında gerekli imkânı sağlar.

c) İç denetim faaliyeti kapsamına giren konularda, iç denetçilere gerekli bilgi ve belgelerin sağlanması amacıyla, Belediye birimleri ile iç denetim birimi arasında etkili iletişimin kurulmasını sağlar.

ç) İç denetim raporlarında ortaya konulan düzeltilmesi ve iyileştirilmesi önerilen konuları değerlendirir ve gerekli önlemleri alır.

d) İç kontrol sürecinden elde edilen bilgilerle iç denetimden elde edilen bilgileri karşılaştırır ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanımına ilişkin tedbirleri gerektiğinde iç denetim birimiyle görüşerek belirler.

e) İç denetçilerin mesleki yeterliliğinin geliştirilmesi için gerekli tedbirleri alır.

f) İç denetçilerin görevlerini yaparken bağımsızlık veya tarafsızlığının tehlikeye girdiği veya ihlal edildiği durumlarda gerekli tedbirleri alır.

(2)Üst yönetici, iç denetim faaliyetlerinden beklenen faydanın en yüksek düzeyde elde edilmesi için ilgili mevzuatta belirlenen her türlü katkıyı sağlamakla sorumludur.

            B.3-İç Denetçilerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

B.3.1. İç Denetçinin Görevleri

İç denetçiler aşağıdaki görevleri yürütür:

a) Nesnel risk analizlerine dayanarak kamu idarelerinin yönetim ve kontrol yapılarını değerlendirmek.

b) Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması bakımından incelemeler yapmak ve önerilerde bulunmak.

c) Harcama sonrasında yasal uygunluk denetimi yapmak.

d) İdarenin harcamalarının, malî işlemlere ilişkin karar ve tasarruflarının, amaç ve politikalara, kalkınma planına, programlara, stratejik planlara ve performans programlarına uygunluğunu denetlemek ve değerlendirmek.

e) Malî yönetim ve kontrol süreçlerinin sistem denetimini yapmak ve bu konularda önerilerde bulunmak.

f) Denetim sonuçları çerçevesinde iyileştirmelere yönelik önerilerde bulunmak ve bunları takip etmek.

g) Denetim sırasında veya denetim sonuçlarına göre soruşturma açılmasını gerektirecek bir duruma rastlanıldığında, ilgili idarenin en üst amirine bildirmek.

ğ) Kamu idaresince üretilen bilgi ve raporların doğruluğunu denetlemek ve değerlendirmek

            h) Üst yönetici tarafından gerekli görülen hallerde performans göstergelerini belirlemede Belediyenin ilgili birimlerine yardımcı olmak, belirlenen performans göstergelerinin uygulanabilirliğini değerlendirmek.

ı) Suç teşkil eden durumlara ilişkin tespitlerini üst yöneticiye bildirmek.

B.3.2. İç Denetçinin Yetkileri

İç denetçi, görevlerinin yerine getirilmesiyle ilgili olarak aşağıdaki yetkilere sahiptir:

            a) Denetim konusuyla ilgili elektronik ortamdakiler dâhil her türlü bilgi, belge ve dokümanlar ile nakit, kıymetli evrak ve diğer varlıkların ibrazını talep etmek.

b) Denetlenen birim çalışanlarından veya yürütülen görevin ilgili olduğu birim personelinden iç denetim faaliyetlerinin gereği olarak yardım almak, yazılı ve sözlü bilgi istemek.

c) Denetim faaliyetinin gerektirdiği araç, gereç ve diğer imkânlardan yararlanmak.

d) İç denetim faaliyetinin gerektirdiği konularda uzman yardımı almak veya görüşünden yararlanmak,

            e) Denetimi engelleyici tutum, davranış ve hareketleri üst yöneticinin bilgisine intikal ettirmek.

B.3.3.İç Denetçinin Sorumlulukları

İç denetçi, görevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara riayet eder:

a) Mevzuata, denetim standartlarına ve etik kurallara uygun hareket etmek.

b) Mesleki bilgi ve becerilerini sürekli olarak geliştirmek.

c) Yetki ve ehliyetini aşan durumlarda üst yöneticiyi haberdar etmek.

ç) Verilen görevin tarafsız ve bağımsız olarak yapılmasına engel olan durumların bulunması halinde, durumu üst yöneticiye bildirmek.

d) Görevin tarafsız ve bağımsız olarak yapılmasını engelleyen hususları üst yöneticiye bildirmek.

e) Denetim raporlarında kanıtlara dayanmak ve değerlendirmelerinde tarafsız olmak.

f) Denetim esnasında elde ettiği bilgilerin gizliliğini korumak.

İç denetçiler, idari görevlere atanmalarında ve iç denetçiliğe dönmelerinde Kurul tarafından belirlenen meslek ahlak kurallarına ve kamu iç denetim standartlarına uygun davranırlar.

C- İç Denetçiliğe İlişkin Bilgiler

   1- Fiziksel Yapı

İç Denetçiliğimiz Belediye Başkanlığımızın Ek hizmet binasının 2 nci katında hizmet vermektedir. İç denetçiliğimiz çalışmaları için bir oda tahsis edilmiştir.

2- Örgüt Yapısı

Ordu Belediye Başkanlığına 3 adet kadro verilmesi nedeniyle denetim birimi oluşturulamamıştır. Mevcut kadroya 2 adet iç denetçi atanması ataması yapılmış ve 1 adet kadro halen boş bulunmaktadır.

3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar

Bilişim teknolojilerinden faydalanarak, zaman kaybetmeden iş ve işlemlerimizi yerine getirilmesi amacıyla bilişim teknolojileri alt yapısındaki eksikliklerin hızla giderilmesi yoluna gidilmiştir.

İç Denetim Koordinasyon Kurulunca öngörülen İç Denetim Otomasyon Sistemi (İDOP) henüz kurulamamış olup İç Denetim Koordinasyon Kurulumuzun “idarelerin bu konuda münferiden hareket etmemeleri”  hususundaki uyarıları esas alınmıştır.

Son 3 yılda denetçiğimize alınan ve halen kullanılan cihazlar:

* İç Denetçiliğimizde (2) adet dizüstü bilgisayar mevcuttur, ancak (1) adedi ekran arızası nedeniyle 2009 Yılı Kasım ayı başında tamir için servise gönderilmiş ve 2009 yılı sonuna kadar tamiratı bitirilerek ilgili tamir servisi tarafından denetçiliğimize teslim edilememiştir.

4- İnsan Kaynakları

12.07.2006 tarih ve 26226 sayılı Resmi Gazete’de Bakanlar Kurulu Kararıyla yayımlanan İç Denetçilerin Çalışma ve Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmelik ile kurumumuza 3 adet İç Denetçi kadrosu verilmiştir.

Ordu Belediye Başkanlığı tahsis edilen bu iç denetçilik kadrolarından 2 adedine iç denetçi ataması yapmıştır. Ayrıca iç denetçiliğimize henüz memur tahsisi yapılmamıştır. Ordu Belediyesi iç denetçiliği 2 adet iç denetçi ile hizmet vermektedir.

   5- Mali Kaynaklar

Ordu Belediyesi iç denetçiliğinin müstakil bütçesi bulunmamaktadır. 5018 sayılı Kanuna göre atanan ve doğrudan üst yöneticiye bağlı olarak denetim faaliyetlerinde bulunan iç denetçilerin her türlü giderlerinin karşılanmasına ilişkin ödenek "Özel Kalem Bütçesi" içinde yer almakta olup, 2009 yılı harcamaları (iç denetçi maaş ödemeleri, harcırah, eğitim giderleri vb.) bu kalemlerden karşılanmıştır.

   D- İdarenin Teşkilat Yapısı

Ordu Belediye Başkanlığının bünyesinde bulunan 25 adet müdürlük, 12.07.2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanunu hükümlerine dayanılarak İçişleri Bakanlığı tarafından, 22.02.2007 tarihli 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan, “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” gereğince, Ordu Belediye Meclisinin 04.04.2007 tarih ve 2007/66 numaralı kararıyla kurulmuştur.

Bu müdürlükler:

1 Başkanlık Makamına Bağlı Birimler

1.1 Özel Kalem Müdürlüğü

1.2. Zabıta Müdürlüğü

1.3.Hukuk İşleri Müdürlüğü

1.4. İtfaiye Müdürlüğü

1.5.Temizlik İşleri Müdürlüğü

2. Mali Başkan Yardımcısına Bağlı Birimler

2.1 Yazı İşleri Müdürlüğü

2.2. Mali Hizmetler Müdürlüğü

2.3. Destek Hizmetleri Müdürlüğü

2.4. Su ve Kanalizasyon Müdürlüğü

2.5. Hal Müdürlüğü

2.6. Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü

2.7. Strateji Geliştirme Müdürlüğü

2.8. Personel Müdürlüğü

2.9. Gelir Müdürlüğü

2.10.Teftiş Kurulu Müdürlüğü

3. Teknik Başkan Yardımcısına Bağlı Olan Birimler

3.1. Fen İşleri Müdürlüğü

3.2. İmar ve Şehircilik Müdürlüğü

3.3. Veteriner Müdürlüğü

3.4. Park ve Bahçeler Müdürlüğü

3.5. Bilgi İşlem Müdürlüğü

4. İdari Başkan Yardımcısına Bağlı Birimler

4.1. Basın Halkla İlişkiler Müdürlüğü

4.2. Tiyatro Müdürlüğü

4.3. Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü

4.4. Mezarlıklar Müdürlüğü

4.5. Otogar Müdürlüğü

Olarak yapılanmıştır.

Bu müdürlüklerin kuruluş, görev, çalışma esas ve usulleri ile ilgili yönetmelikleri, Temmuz 2009 ve Aralık 2009 tarihleri arasında yapılan çalışmalar sonucunda 03.12.2009 tarih ve 2009/112 sayılı Meclis Kararı ile yürürlüğe girmiştir. Bu yönetmeliklerde müdürlüklere ait birim ve birim faaliyetleri ayrıntılı olarak belirlenmiştir.

                  Ordu Belediyesi bünyesinde yer alan müdürlük ve müdürlük birimlerinin mali olan ve olmayan işlem, proje ve süreçleri iç denetim faaliyetinin denetim alanlarını oluşturmaktadır.

II- AMAÇ ve HEDEFLER

A- İç Denetim Faaliyetinin Amaç ve Hedefleri

Yürütülmesi planlanan iç denetim faaliyetlerimizde amaç; denetime dâhil olan tüm birimlerin faaliyetlerinin ve iç kontrol sisteminin; organizasyon yapısına katkı sağlayıcı bir yaklaşımla analiz edilmesi, eksikliklerinin tespit edilmesi, kalite ve uygunluğunun araştırılması, kaynakların ve uygulanan yöntemlerin yeterliliğinin ölçülmesi suretiyle değerlendirilmesidir.

Üst yönetici ile birim yöneticilerinin faaliyetlerini yürütürken hesap ve işlemlerinin kanun, kararname, tüzük, yönetmelik, tebliğ, genelge ve genel yazı gibi mevzuat düzenlemelerine uygun yürütülüp yürütülmediğinin tespiti ile varsa hata ve noksanlıkların ortaya çıkarılması, bu hata ve noksanlığın sebeplerinin araştırılması ve bu sebeplerin ortadan kaldırılması, idarenin etkinlik, verimlilik ve hizmet kalitesinin artırılması, personelin eğitim eksikliğinin giderilmesi ile sorunlara dikkat çekilmesi ve çözüm önerisinde bulunulması denetimlerimizde esastır. 

İç denetimde yapılacak danışmanlık hizmetinde; risk yönetimi, kontrol ve yönetim süreçlerini geliştirmede idarelere yardımcı olmak ile idarenin hedeflerini gerçekleştirmeye yönelik faaliyetlerinin ve işlem süreçlerinin sistemli ve düzenli bir biçimde değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önerilerde bulunmak amaçlanmaktadır.

İç denetim faaliyetleri sonucunda; denetlenen birimlerin yönetim ve kontrol süreçlerindeki zayıflıkların veya geliştirilmesi gereken alanların ortaya çıkarılması ve gerekli iyileştirmelerin yapılması amacıyla birim yöneticileriyle birlikte ortak eylem planlarının hazırlanması ve birim ile mutabık kalınan ve eylem planına bağlanan önerilerin planlandığı şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin izlenmesi de denetimlerimizde esastır.

B- Temel Politikalar ve Öncelikler

Temel politikalar ve öncelikler şunlardır:

1. İç denetim faaliyetleri, ilgili mevzuat ile Kurul tarafından belirlenen kamu iç denetim standartları ve meslek ahlak kurallarına uygun olarak yürütülür.

2. İlgili mevzuatta açıklık bulunmayan hallerde uluslararası denetim standartları ile etik kurallar dikkate alınır.

3. İç denetçiler ve üst yönetici tarafından, iç denetçilerin görevlerini bağımsız ve hiçbir etki altında kalmadan yapmalarını sağlayacak tedbirler alınır.

4. İç denetçiler görevlerini yerine getirirken tarafsızlık ilkesiyle hareket ederler.

5. İç denetçiler denetim faaliyetinin gerektirdiği teknolojik imkânlar ile diğer araç ve gereçlerden azami ölçüde yararlanır.

6. Denetim esnasında elde edilen bilgilerin gizliliği korunur.

7. Denetimde öncelik, denetlenen birimin faaliyetlerinin ve iç kontrol sisteminin; organizasyon yapısına katkı sağlayıcı bir yaklaşımla analiz edilmesi, eksikliklerinin tespit edilmesi, kalite ve uygunluğunun araştırılması, kaynakların ve uygulanan yöntemlerin yeterliliğinin ölçülmesi suretiyle değerlendirilmesidir. Bundan başka, üst yönetici ile birim yöneticilerinin faaliyetlerini yürütürken hesap ve işlemlerinin kanun, kararname, tüzük, yönetmelik, tebliğ, genelge ve genel yazı gibi mevzuat düzenlemelerine uygun yürütülüp yürütülmediğinin tespiti ile varsa hata ve noksanlıkların ortaya çıkarılması, bu hata ve noksanlığın sebeplerinin araştırılması ve bu sebeplerin ortadan kaldırılması, idarenin etkinlik, verimlilik ve hizmet kalitesinin artırılması, personelin eğitim eksikliğinin giderilmesi ile sorunlara dikkat çekilmesi ve çözüm önerisinde bulunulması denetimlerimizde esastır.

8. Yüksek risk içerebileceğinden, yeni birim ve faaliyetlere, yeniden yapılandırma projelerine, örgüt yapısı ve insan kaynaklarındaki önemli değişikliklere denetim programlarında öncelikle yer verilir.

9. Raporların hazırlanmasında, denetim raporlama ilkelerine uygun hareket edilir.

10.Program öngörülerinin yerine getirilme sürecinde, iç denetçilere verilebilecek yeni görevler, denetim kapsamına alınan birim, süreç ya da faaliyetler ile denetim kapsamına alınan birimin kaldırılması, risk derecelerinde farklılıkların oluşması gibi durumlarla karşılaşıldığında, birim tarafından ortaya konulacak alternatif çözümlerden üst yönetici tarafından onaylananlar uygulanabilecektir.

11.İç Denetçilerin mesleki yeterliliklerinin geliştirilmesi, mesleki bilgi ve becerilerinin artırılması amacını taşıyan hizmet içi eğitim faaliyetlerinin her yıl düzenli olarak uygulanması esastır. Meslek içi eğitim etkinliklerine iç denetim plan ve programlarında yer verilecektir.

III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER

   A- İç Denetim Faaliyetleri

Denetim faaliyetleri, program dâhilinde yapılan iç denetim faaliyetleri ve diğer denetim faaliyetleri olmak üzere iki kısımda ele alınmıştır.

A.1. Denetim Faaliyetleri

İç denetim faaliyetleri; yapılan risk değerlendirmeleriyle belirlenen öncelikli alanların planlı denetimini kapsar. 11.05.2009 tarihinde onaylanan 2009-2011 dönemine ait İç Denetim Planı ve bu plana bağlı olarak hazırlanan 2009 yılı İç Denetim Programı ile 2009 yılında aşağıdaki süreçlerin  denetlenmesi öngörülmüştür.

1) Ancak, program onayındaki gecikme, Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı hazırlama sürecinin 30.06.2009 tarihinde sona erecek olması ve Strateji Geliştirme Müdürlüğünün talebi doğrultusunda Ordu Belediye Başkanlığı’nın 01.06.2009 tarih ve 15 sayılı “onay” yazısı ile 2009 yılı İç Denetim Programında yer alan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol İşlemleri denetim faaliyetinin danışmanlık faaliyetine dönüştürülmesi ve İç Denetçiliğimizden Ordu Belediyesinde iç kontrol sisteminin kurulması için gerekli yol haritasının çıkarılmasının istenmesi üzerine bu süreçle ilgili sistem ve uygunluk denetimi yapılamamış, bu konuda danışmanlık faaliyeti çerçevesinde inceme raporu düzenlenmiştir.

2) Personel Harcamalarına ilişkin işlemlerin tüm birimler itibariyle incelemesine 2009 yılında başlanılmış ancak;

            - Bilgi toplama ve ön araştırma safhasında belediyemiz birimleri nezdinde düzenlenen Toplantı ve Görüşme Formu eki Ön Araştırma Soru Formu ve incelemeye konu diğer belgelerin tamamlanarak istenilen süre içerisinde İç Denetçiliğimize intikal ettirilmemesi ve hali hazırda söz konusu formları getirmeyen birimlerin bulunması;

            - Saha çalışması esnasında Belediyemiz birimlerinden denetim testine tabii tutulmak üzere istenilen bilgi ve belgelerin iş yoğunluğu, izin v.s. gerekçeler gösterilerek verilen süre içinde İç Denetçiliğimize ulaştırılmaması sonucunda bulguların denetlenen birimlerle paylaşılmasında gecikilmesi;

             - Denetim süresince kullanılan bilgisayarların birkaç kez arıza yapması ve bir tanesinin 2009 yılı Kasım ayı başından yılsonuna Ankara’ da onarımda olması,

             - Eğitimlere katılınması;

            Sebeplerinden ötürü denetim süresinde bitirilememiştir. Bu nedenle söz konusu denetim faaliyetinin 2010 yılında İhtiyat İçin Ayrılan Denetim Kaynağı çerçevesinde Denetim Süre Planı Formunda belirtildiği şekilde uzatılması ve raporlamanın uzatılan süre içerisinde yapılması uygun görülmüştür. Ayrıca denetim faaliyeti olarak programlanan süre içerisinde 01.01.2010 tarihinden itibaren uygulama birliği sağlanması bakımından Personel Maaş İşlemleri gerçekleştirme görevliliğine ilişkin danışmanlık faaliyeti çerçevesinde raporlama yapılmıştır.

2009 yılında başlatılan Personel Harcamaları sürecine ilişkin denetimde adı geçen İç Denetçiler tarafından açılış toplantısı yapılmış, denetim tüm birimleri kapsadığı için saha çalışması sırasında yapılan testler ve bulguların birimlerle paylaşımı uzun zaman aldığından kapanış toplantısı ve raporlama 2010 yılına sarkmıştır.

 A.2. Diğer Denetim Faaliyetleri

            A.2.1.Denetim yönetimi faaliyetleri:

            İç Denetçiliğimizin yönetimiyle ilgili mutat iş ve işlemlerin yanı sıra, Kurumun iç denetim faaliyetlerine konu olabilecek bütün faaliyet, süreç ve birimlerinin tanımlanması, bunların belirlenecek risk kriterlerine göre risk analizine tabi tutulması, risklilik yönünden derecelendirilmesi çalışmalarının yapılmasını kapsar.

Bu faaliyet, İç Denetçilerimiz tarafından yürütülmüş ve bu kapsamda Ordu Belediyesi bünyesindeki 25 birim; denetçiliğimizce belirlenen risk kriterlerine göre risk analizine tabi tutulmuş ve 25 birimden alınan Risk Analiz Formu ve Risk Değerleme Formu sonuçları risklilik yönünden derecelendirme çalışması yaparken veri olarak kullanılmıştır. Bu veriler dikkate alınarak Ordu belediyesi iç denetçilerine ait 2009-2011 dönemi planı ile 2009 yılı programı iç denetçiliğimizce belirlenen belediyenin iç denetim faaliyetlerine konu olabilecek tüm denetim evreni ve denetim alanlarını kapsayacak şekilde risklilik yönünden derecelendirilerek hazırlanmış ve 01.06.2009 tarihi itibari ile Üst yönetici tarafından onaylanarak yürürlüğe girmesi sağlanmıştır.

Aynı şekilde Ordu Belediyesinin 2009-2011 dönemi planı gereğince hazırlanan 2010 yılı denetim programının da 21.12.2009 tarihi itibari ile Üst yönetici tarafından onaylanarak yürürlüğe girmesi sağlanmıştır.

A.2.2.Program dışı denetim ve danışmanlık faaliyetleri:

Planlama aşamasında öngörülemeyen denetim ve danışmanlık faaliyetlerini kapsar.

            Ordu Belediye Başkanlığı’nın 01.06.2009 tarih ve 15 sayılı “onay” yazısı ile 2009 yılı İç Denetim Programında yer alan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol İşlemleri denetim faaliyetinin danışmanlık faaliyetine dönüştürülerek, İç Denetçiliğimizden Ordu Belediyesinde iç kontrol sisteminin kurulması için gerekli yol haritasının çıkarılması istenmiştir.

Belediye Başkanlığımız İç Denetçilerinin danışmanlık faaliyeti kapsamında iç kontrolün kurulması ve uygulanmasına yönelik düzenlemiş olduğu 12.06.2009 tarih ve 1197-

1427/İR/1 sayılı İç Denetim İnceleme Raporu doğrultusunda Kamu İç Kontrol Standartları

Uyum Eylem Planı hazırlama çalışmalarına başlanmıştır. İç Denetçilerimizce Ordu Belediyesinde iç kontrol sisteminin kurulması ve iç kontrol eylem planı hazırlık çalışmalarının başlatılması için yapılan incelemede;

            Birimlerde mevcut iç kontrol sisteminin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlayacak çalışmalara henüz başlanmadığı; yürütülen faaliyetlere ilişkin iş akış süreçlerinin tam çıkarılmadığı, denetim alanlarına ilişkin yapısal risklerin ve söz konusu riskleri bertaraf etmek ya da azaltmak için alınan ya da alınması gereken kontrol faaliyetlerinin tanımlanmadığı görülmüştür. Ayrıca faaliyetleri yürüten İç Kontrol ve Ön Mali Kontrolden sorumlu personeller, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile yönetim sistemimize getirilen iç kontrol kavramının niteliği, amaçları ve fonksiyonları ile Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği konularında yeterli bilgiye sahip olmadığından idarede risk yönetimi oluşturulamamıştır.

            Birimlerin teşkilat şemalarının oluşturulduğu ve görev tanımlarının yapıldığı ancak personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgelerinin oluşturulmadığı görülmüştür. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun amaçlarından birisi olan, kaynak kullanımında denetim ve hesap verebilirliğin sağlanması açısından, görev, yetki ve sorumlulukların açık olarak tanımlanması istenilmiştir.

Yine, faaliyetleri yürüten personelin eğitim ihtiyacının olduğu, ancak bunun giderilmesine yönelik olarak birimlerden teklif gelmediği için idarece bir planlama yapılmadığı; faaliyetlerin yürütülmesine ilişkin güncel, kapsamlı ve mevzuata uygun yazılı prosedür ve düzenlemelerin hazırlanmadığı; yapılan işlerle ilgili etkili bir takip ve kontrol sisteminin olmadığı; yürütülen faaliyetlerin izlenmesi, değerlendirilmesi, karar oluşturulması sürecinde gerekli olan bilgilerin tam, doğru, güvenilir ve anlaşılabilir şekilde kaydı ve raporlanmasında eksiklikler olduğu; yöneticilerin raporlamanın önemini ve gerekliliğini bilmedikleri; dosyalama ve arşiv hizmetlerinin sağlıklı yürütülemediği tespit edilmiştir. Birimlerden hazırlanan eylem planına göre öngörülen sürelerde bu eksiklikleri gidermeleri istenilmiştir.

Ayrıca İç Denetçilerimiz Ordu Belediye Başkanlığı İç Kontrol Eylem Planı Taslağı hazırlama çalışmalarına da iştirak etmişlerdir. Anılan Eylem Planına uygun olarak, İç Denetçiliğimizce takvime bağlı olarak yapılması gereken çalışmalar yerine getirilerek koordinasyonla ilgili birime gönderilmektedir.

Ordu Belediye Başkanlığına bağlı birimlerde görevli harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlilerinin maaş işlemlerine ilişkin ödeneklerin kullanılmasında yetkili ve sorumlu oldukları, ancak maaş işlemlerinin veri girişleri, kontrolü, bordro çıktısı alma vb. işlemlerinde görevlendirilen Personel Müdürlüğünde görevli personelin maaş işlemlerinden mevzuat uyarınca (ödeme emri belgesinin ya da eklerinin herhangi bir yerinde imzası bulunmadığı için)  sorumlu olmadığı anlaşılmıştır.

 “Personel Ödemeleri Süreci” konulu denetim sırasında yukarıdaki tespit nedeniyle danışmanlık faaliyeti yapılmasına ihtiyaç duyulmuş ve hazırlanan 26.12.2009 tarih ve 1197-1427/İR/2 sayılı inceleme raporunda;

Harcama yetkililerinin yönetim sorumlulukları da dikkate alınarak personel maaşlarına ilişkin kamu kaynağının kullanılmasından doğacak hesap verme sorumluluğuna (gerçekleştirme görevliliğini) Personel Müdürlüğü’nde bulunan Bordro Tahakkuk Şefliğinde, bu görevi fiilen yürüten görevlilerin mevzuat hükümleri doğrultusunda dâhil edilmesinin kanun ve tebliğ hükümlerine uygun olacağı, dolayısıyla mali saydamlığın sağlanması amacıyla görev, yetki ve sorumlulukların açık olarak tanımlanması önerilmiştir.

B- Yapılan Tespit ve Öneriler

2009 yılı içerisinde başlatılan İç Denetim faaliyetimiz, süre uzatımı nedeniyle 2009 yılında bitirilip raporlanamadığı için tespit ve öneriler faaliyet raporunda yer almamaktadır.

C.Diğer Hususlar

Ordu Belediyesi İç Denetçiliği olarak 2009 yılı içerisinde 2009-2011 Dönemi İç Denetim Planı ile 2009 ve 2010 yılı İç Denetim Programı hazırlanarak onaya sunulmuştur.

IV- PERFORMANS BİLGİLERİ

A- Kalite Güvence Değerlendirmeleri

İç denetim faaliyetlerinin tüm yönleriyle değerlendirilmesi ile kamu iç denetim standartları ve meslek ahlak kurallarına uygun olarak yürütülmesinin sağlanması için kalite güvence ve geliştirme programı oluşturulur. Programın oluşturulması ve uygulanmasında Kurulun düzenlemelerine uyulur.

Kalite güvence ve geliştirme programı çerçevesinde;

a) İç denetim faaliyetlerinin ilgili mevzuat, kamu iç denetim standartları ve meslek ahlak kurallarına uygunluğu,

b) İç denetim faaliyetlerinin kurumsal gelişim ve iyileşmeleri destekleme düzeyi,

c) İç denetçilerin en iyi iç denetim uygulamalarından istifade edip etmedikleri,

ç) Faaliyetlerin yürütülmesinde gösterilen mesleki özen ve dikkat ile iç denetçilerin mesleki gelişim düzeyleri,

Gözden geçirilir ve değerlendirilir.

Kalite güvence ve geliştirme faaliyetleri;

a) Kurum içi izleme faaliyetleri çerçevesinde gerçekleştirilen sürekli iç değerlendirmeler,

b) İç denetim faaliyet raporuna eklenen yıllık iç değerlendirmeler,

c) Kurul tarafından beş yılda bir yapılması sağlanan dış değerlendirmelerden oluşur.

Kalite güvence ve geliştirme programları çerçevesinde yapılan değerlendirme sonuçları üst yöneticiye sunulur ve iç denetim faaliyet raporunda yayımlanır.

İç denetimin etkinliğinin artırılması amacıyla, denetim faaliyetleri, denetlenen birimlerde yaptırılacak anketlerle değerlendirilebilir.

            2009 yılında kalite güvence değerlendirmesi yapılmamıştır.  

            B- Diğer Değerlendirmeler

Ordu Belediye Başkanlığının birimlerinin belirli faaliyet, program ya da projeleri verimlilik, ekonomiklik ve etkililik ilkeleri açısından objektif ve sistematik olarak değerlendirilmektedir.

V- İÇ DENETİMİN KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ

           A- Üstünlükler

1-12.07.2006 tarih ve 26226 sayılı Resmi Gazete’de Bakanlar Kurulu Kararıyla yayımlanan İç Denetçilerin Çalışma ve Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmelik ile Belediyemize verilen 3 adet İç Denetçi kadrosunun 2 adedine atamanın yapılmış olması;

2- Üst yönetici ve denetime tabi tüm Belediye birim yöneticilerinin iç denetime olan güveni ve olumlu yaklaşımları;

3- Ordu belediyesince İç Denetçiliğimize çalışma ortamı ve demirbaşlarının sağlanmış olması;

4- Üst Yönetici olarak Belediye Başkanının İç Denetime olan olumlu yaklaşımı;

Ordu Belediye Başkanlığı İç Denetçiliği için bir üstünlüktür.

B- Zayıflıklar

1-Atanan iç denetçilerin kurum dışından olması ve kuruma yabancı olmaları,

2-İç Denetçilerin 5018 sayılı Kanuna göre olması gereken konum ve pozisyonun olmaması,

3- Bilgisayar destekli denetim uygulamalarının henüz faaliyete geçirilmemiş olması;

4-Üst yönetici ve denetlenecek birimlerde iç denetim konusunda farkındalık eksikliğinin halen devam etmesi;

5-Ordu Belediye başkanlığına verilen toplam kadronun birim kurulmasına yeterli olmaması;

6- Bilgisayarların sürekli arıza yapması ve toplanan verilerin bazılarının bu arıza ile birlikte silinmesi, ayrıca arızalı olan dönemde kullanılabilecek yedek bir bilgisayarın iç denetçilikte bulunmaması;

İç Denetim açısından bir zayıflıktır.

VI-İDARENİN RİSKLERİ, RİSK YÖNETİMİ, YÖNETİM VE KONTROL SİSTEMLERİ

A- Tanımlanmış Riskler

Risk, idarelerin kuruluş amaçları ile stratejik hedeflerine ulaşmasına ve görevlerin ifasına engel olabilecek veya beklenmeyen zararlara yol açabilecek durum ya da olaylardır.

Risk esaslı denetim; idarelerin faaliyet alanlarına ilişkin risk faktörlerinin tanımlanmasını, risk seviyelerinin ölçülmesini, bu riskler için uygulanan kontrollerin etkinlik ve yeterliliğinin değerlendirilmesini ve yüksek risk içeren alanlara denetim önceliğinin verilmesini öngören bir denetim yaklaşımıdır.

Ordu Belediyesi bünyesindeki müdürlükler tarafından yapılmış bir risk analizi çalışması mevcut değildir. Ordu Belediyesi İç Denetçiliği olarak 2009 yılı Haziran ve Ekim aylarında belediyemizin bütün birimleri tek tek gezilmek ve müdür ve personelleri ile görüşmeler yapılarak personel işlemlerinin nasıl işlediği ve oluşan sorunlar ve riskler yerinde incelenmek suretiyle tespit edilmeye çalışılmıştır. Bu çalışmalar ayrı ayrı çalışma kâğıtlarına kaydedilmek suretiyle kayıt altına alınmıştır.

Ordu Belediyesinin yapısal risk düzeylerinin belirlenmesinde, bütçe büyüklüğü, işlem hacmi ve personel yapısı, faaliyetlerin karmaşıklığı, mevzuatın yoğunluğu, bilgi teknolojileri sisteminin yapısı ve İmaj/İtibar risk kriteri esas alınmıştır. Birimler ile beraber oluşturulan süreçlerin kriter puanını belirlemek amacıyla birimlere İç Denetçiliğimizce oluşturulan Risk Değerleme Formu dağıtılarak süreçlerin risk seviyeleri belirlenmiştir. Birimler nezdinde yapılan risk değerlendirme çalışmalarının sonuçları dikkate alınarak İç Denetçiliğimiz tarafından, Başkanlığımızın tüm birimlerindeki süreçler tekrar risk değerlendirilmesine tabi tutulmuş,  İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında yönetmeliğin 14, 39 ve 40. maddeleri uyarınca hazırlanan 2009 yılı İç Denetim Programı Başkanlık Makamının onayına sunulmuştur.

İç Denetçiliğimizce, 2009-2011 Dönemi İç Denetim Planı hazırlanırken risk değerlendirmesi çalışmaları İç Denetim Koordinasyon Kurulu’nca yayınlanan “Kamu İç Denetiminde Risk Değerlendirme Rehberi” esas alınarak Belediye Başkanlığımıza bağlı idari birimlerde yapılmıştır. Bu bağlamda, risk değerlendirilme çalışmaları ile öncelikle kurumumuzun tüm birimleri değerlendirilmek suretiyle denetim evreni tanımlanmış, denetim alanları belirlenmiş, yapısal risk düzeyleri belirlenerek denetim alanlarının önceliklendirilmesi yapılmıştır. Denetlenebilir alanlar, yukarıda açıklanan risk kriterleri esas alınarak göreceli yöntem uygulanarak değerlendirilmiş ve risk öncelik sırasına göre derecelendirilmiştir.

B- Mevcut Kontrollerin Etkinliği Ve Yeterliliği

Ordu Belediye Başkanlığı bünyesinde faaliyet gösteren müdürlükler tarafından yapılmış bir risk analizi çalışması mevcut değildir. Dolayısıyla mevcut risklere karşı bir kontrol sistemi oluşturulmamıştır.

            Başkanlığımızda Strateji Geliştirme Müdürlüğünün katkıları ile her birimin yapmış olduğu hizmetlere göre performans göstergeleri oluşturulmuş, süreçlerin performansa göre sürekli ve düzenli olarak izlenip, geliştirilmesini sağlamak için performans yönetimi faaliyeti bilgisayar ortamında yürütülmektedir.

Maliye Bakanlığınca yayınlanan rehber doğrultusunda eylem planının revize edilmesi çalışmalarını yürütmek için Başkanlık Makamının 28/05/2009 tarih ve 251 sayılı Olurları ile Başkanlığımızda İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu ve Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu oluşturulmuştur. Rehber çerçevesinde Birim Amirlerinin bizzat başkanlığında, sorumluluk, gözetim ve denetiminde hazırlanarak konsolide edilmek üzere Strateji Geliştirme Müdürlüğüne gönderilen İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Başkanlık Makamının 30/06/2009 tarihli oluru ile yürürlüğe girmiştir. Fakat hazırlanan İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planında öngörülen eylem ve sürelere uygun hareket edilmediği için başkanlığımızda iç kontrol sistemi kurulamamış, kurul ve gruplar önerilen sürelerde toplanmadığı için gereken raporlamalar yapılamamıştır. Bu durum da mevcut kontrollerin etkinliğini azaltmaktadır.

C- Yeni Risk Alanları İle Bunların Olası Etkileri

Ordu Belediye Başkanlığı bünyesindeki müdürlüklerin organizasyon yapısı ve yöneticilerin çoğunluğunun vekâleten atanmış olmaları işlerin ehil kişilerce yapılamaması ve işlerin aksaması ihtimali ortaya çıkmaktadır.

           İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı’na uyulmaması da kurum için yüksek risk oluşturmaktadır. İç kontrol sisteminin kurulması ile ilgili olarak gereken önlemler alınmadığı takdirde İç kontrol sisteminin Kamu İç Kontrol Standartlarının uygunluğunun sağlanması konusunda makul güvence verilemeyecektir.

D- Verilen Görüş Ve Öneriler

Ordu Belediye Başkanlığı İç Denetçiliği olarak 2009 yılı içerisinde İç Denetim mevzuatında belirtilen yöntemlere göre değil, sözlü olarak birden fazla konuda görüş talep edilmiş ve tarafımızdan ilgili birimlere aynı yöntem ile görüş verilmiştir.

Bu bağlamda Ordu Belediyesi İç Denetçiliği olarak 2009 yılı içerisinde;

-Kadrolu işçilerin Fazla Çalışma Puantaj Cetvellerinin uygulama birliği sağlayacak şekilde tek tip düzenlenmesi konusunda,

- 25 birimin iş akış şemalarının görev tanımlarına uygun hale getirilmesi konusunda,

- Ek Özel Hizmet Tazminatından yararlanabilecek personel hakkında, olmak üzere toplam üç konuda görüş verilmek sureti ile danışmanlık faaliyeti yürütülmüştür.

            VII- EĞİTİM FAALİYETLERİ

2009 yılı İç Denetim Programı gereğince İç Denetçilerin düzenlemiş olduğu 12.06.2009 tarih ve 1197-1427/İR/1 sayılı İç Denetim İnceleme Raporunun tesliminden sonra İç Denetçiler İç Kontrol İzleme Ve Yönlendirme Kurulu’na 17/06/2009 tarihinde iç kontrol ve bu kapsamda yapılacak çalışmalar hakkında eğitim vermiştir.

Ayrıca İç Kontrol sistemi ile ilgili bilinç geliştirmek ve farkındalık sağlamak amacıyla belediyemiz bünyesinde oluşturulan kurul, grup ve çalışma ekiplerine iç kontrol sisteminin kurulması, geliştirilmesi ve eylem planı hazırlanması konusunda 19.06.2009 tarihinde İç Denetçiler eğitim vermişlerdir.

İç Denetçilerimizden Tülay Huri Aksu 2009 yılı içerisinde Kamu İç Denetçileri Derneğinin vermiş olduğu Mali Yönetim Ve Kontrol, Denetim Türleri Ve Teknikleri İle Denetim Raporu Yazım Şekilleri Ve Raporlama eğitimine katılmıştır.

Türkiye Belediyeler Birliğince 2-4 Kasım 2009 tarihinde Kızılcahamam da düzenlenen belediye iç denetçilerine yönelik 16 saatlik eğitim toplantısına İç Denetçi Tülay Huri Aksu katılmıştır.

İç Denetçilerimizden Tülay Huri Aksu Deloitte Academy tarafından 15-16 Ekim 2009 tarihinde verilen 16 saatlik İç Denetçiler için Uygulamalı İç Denetçi eğitimine katılmıştır.

VIII- ÖNERİ VE TEDBİRLER

Belediye Başkanlığımızın faaliyetlerinin amaç ve politikalara, kalkınma planına, programlara, stratejik planlara, performans programlarına ve mevzuata uygun olarak planlanmasını ve yürütülmesini; kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını; bilgilerin güvenilirliğini, bütünlüğünü ve zamanında elde edilebilirliğini sağlamayı amaçlar. İç denetim faaliyeti sonucunda, Başkanlığımızın varlıklarının güvence altına alınması, iç kontrol sisteminin etkinliği ve risklerin asgariye indirilmesi için Başkanlığımızın faaliyetlerini olumsuz etkileyebilecek risklerin tanımlanması, gerekli önlemlerin alınması, sürekli gözden geçirilmesi ve mümkünse sayısallaştırılması gerekmektedir.

İç denetçilerin uluslararası standartlarda denetim hizmeti verebilmesi ve mesleki gelişimleri için; mesleki eğitim, uluslararası iç denetim sertifikaların elde edilmesine yönelik eğitim, yabancı dil eğitimi, bilgi teknolojileri eğitimi konularında gerekli destek ve çalışmaların yapılması gereklidir. Ayrıca, uluslararası iyi uygulama örneklerini yerinde görmek için yurtiçi ve yurtdışı eğitim imkânlarının sağlanması, iç denetim faaliyetlerinin geliştirilmesine katkı sağlayacaktır.

Ordu Belediye Başkanlığı İç Denetçiliğinin bu görevlerini ifa edebilmesi için; Ordu Belediye Başkanı tarafından İç Denetimin sahiplenilmesi ve kurumumuza değer katmak için kurulduğunun her türlü ortamda belirtilmesi gerekmektedir.

Mustafa Kemal DUMAN                                                                 Tülay Huri AKSU

          İç Denetçi                                                                                     İç Denetçi